6uffici e segreterie
Ufficio contabilità e attività negoziali (DEI)
Funzioni
- Gestione delle procedure di acquisizione di beni e servizi del Dipartimento, della stipula dei relativi contratti/ordini sino alla ricezione delle fatture elettroniche per affidamenti sino alle soglie di rilevanza comunitaria
- contabilizzazione delle richieste di acquisto (RDA) di competenza del dipartimento, comprensive delle procedure sopra soglia comunitaria;
- predisposizione atti di gara, nonché redazione della decisone a contrarre e determina approvazione atti;
- gestione di piattaforme telematiche e strumenti di e-procurement;
- Registrazione dei beni acquisiti nel Registro inventariale di Ateneo di competenza del Dipartimento;
- Interrogazioni Equitalia, richieste DURC, ANAC, verifiche previste dalla normativa;
- Supporto per la programmazione triennale ed annuale relativa a forniture e servizi di competenza del Dipartimento;
- Pagamento fatture elettroniche con emissione ordinativo di pagamento, relative a forniture di beni e servizi di competenza del dipartimento
- Proposta di budget e delle variazioni in corso d’anno, ai fini della predisposizione budget unico di Ateneo e dei provvedimenti autorizzativi di variazione di bilancio (infra-annuale);
- Operazioni di chiusura funzionali alla consuntivazione del bilancio di Ateneo, attraverso la verifica delle scritture contabili e di stato di avanzamento economico dei progetti, per la redazione del Bilancio Unico di Ateneo di esercizio;
- Gestione del processo di autorizzazione, contabilizzazione, liquidazione e pagamento delle missioni del personale strutturato e non strutturato su fondi di afferenza al Dipartimento
- Gestione caricamento dati progetti su U‐GOV modulo PJ di competenza dei Dipartimenti, ad eccezione dei progetti di ricerca e di quelli di rilevanza strategica di Ateneo
- Gestione Fondo Economale di dipartimento
- Gestione del patrimonio mobiliare
- Gestione contabile dei progetti
Responsabile
Personale dell'ufficio
Ufficio didattica (DEI)
Funzioni
- Gestione master
- Gestione convenzioni e bandi di mobilità di double degree
- Supporto alla gestione dell’offerta formativa nelle fasi di progettazione iniziale e accreditamento periodico dei CdS del Dipartimento in sinergia con l’Ufficio “Offerta Formativa e AQ”
- Gestione ESSE3 per l’offerta formativa
- Servizio Informativo Didattico e gestione servizio ticketing per il dipartimento (Attività di sportello per studenti e laureandi e interfaccia con i servizi offerti dal Settore servizi agli studenti)
- Gestione affidamento insegnamenti e assegnazione carico/compiti didattici ai docenti
- Supporto ai docenti per la verbalizzazione on line (gestione commissioni e abilitazioni ESSE3)
- Tesi di laurea: costituzione elenchi laureandi e supporto commissioni di laurea, e archiviazione delle tesi
- Gestione tirocini interni nella fase di attivazione e suppoFrto alla verbalizzazione delle attività
- Supporto alle attività di assicurazione della qualità dei CDS e delle CPDS del Dipartimento in sinergia con l’Ufficio “Offerta Formativa e AQ”
- Supporto ai Coordinatori dei CdS alla compilazione delle schede SUA CdS in sinergia con l’Ufficio “Offerta Formativa e AQ”
- Gestione delle pratiche studenti e relativa istruttoria
- Servizio contratti di lavoro e borse a supporto della didattica (Attivazione procedure di affidamento di incarichi a supporto della didattica
Responsabile
Personale dell'ufficio
Ufficio ricerca e terza missione (DEI)
Funzioni
- Gestione progetti di ricerca e terza missione (supporto alla rendicontazione);
- Pianificazione finanziaria, gestione variazioni piani economici dei progetti di ricerca, contratti e convenzioni, monitoraggio in itinere;
- Attività istruttoria per il reclutamento di figure a supporto delle attività istituzionali/ricerca ad eccezione dei contratti di didattica e attività integrative
- Attività commerciale (istruttoria, stipula, gestione e monitoraggio delle convenzioni/contratti di competenza del Dipartimento)
- Istruttoria alla definizione di convenzioni, contratti e consulenze per attività di ricerca (attività Istituzionale),
- Monitoraggio del ciclo attivo, anche in relazione ai finanziamenti di terzi, con particolare riferimento allo stato di realizzazione delle entrate di pertinenza del Dipartimento
- Supporto alla gestione amministrativa dei corsi di dottorato afferenti al Dipartimento ed alle convenzioni per borse aggiuntive di dottorato in sinergia con il Settore Ricerca e Alta Formazione;
- Gestione dei rapporti con il territorio per la valorizzazione delle attività di ricerca e knowledge transfer del dipartimento;
- Gestione Convenzioni Spin off Accedemici
Responsabile
Personale dell'ufficio
Ufficio segreteria di direzione (DEI)
Funzioni
- Gestione protocollo e gestione documentale (flussi in entrata ed uscita dei documenti e archiviazione) e servizio posta
- Gestione PEC di Dipartimento
- Gestione prenotazione della aule/sala riunioni
- Gestione procedure elettorali di competenza del Dipartimento
- Organizzazione e gestione eventi (Supporto alla progettazione e gestione dell'evento e alla promozione delle iniziative)
- Attività di trasparenza e anticorruzione di competenza del Dipartimento
- Supporto alle attività di reclutamento personale docente (predisposizione Prese di Servizio Personale afferente e assegnato al Dipartimento, Notifiche Settore Risorse Umane)
- Notifica agli Uffici competenti dell’esito delle Deliberazioni assunte dagli Organi Collegiali di Dipartimento
- Registrazione, catalogazione e archiviazione Decreti di Dipartimento
- Rendicontazione Carta di Credito del Direttore di Dipartimento
- Istruttoria richieste attribuzione classe stipendiale personale docente art.6, c.14, legge 240/2010
- Coordinamento e gestione Sala Consiglio di Dipartimento
Responsabile
Personale dell'ufficio
Ufficio servizi tecnico-informatici e logistici (DEI)
Funzioni
- Attuazione delle procedure e delle istruzioni operative definite dalla Direzione per la gestione dei servizi logistici di competenza del Dipartimento
- Monitoraggio, a livello di Dipartimento, dei servizi definiti nei contratti d'Ateneo (pulizia e smaltimento rifiuti speciali, raccolta differenziata, accoglienza e portierato, traslochi e facchinaggio)
- Supporto alla progettazione, rifunzionalizzazione e ammodernamento degli spazi assegnati del Dipartimento
- Supporto alle attività di gestione rifiuti speciali pericolosi, radioattivi e RAEE e gestione del Deposito Temporaneo
- Gestione delle componenti tecniche a supporto dei siti dei corsi di studio e dei laboratori
- Gestione della rete dati e interfaccia con la Direzione Innovazione digitale, Patrimonio, Edilizia e Sostenibilità
- Coordinamento e organizzazione delle attività di didattica e di ricerca dei laboratori
- Presidio e supporto ai servizi ICT di Ateneo erogati presso il Dipartimento
- Gestione pagina web del Dipartimento (Pubblicazione notizie, eventi e documenti della pagina web istituzionale del Dipartimento)
Unità in staff al responsabile dei servizi amministrativi “Organi collegiali”
Funzioni
- Attività propedeutiche alla convocazione degli Organi Collegiali di Dipartimento, compresa la redazione dell'ordine del giorno per conto del Presidente e gli adempimenti connessi
- Attività di supporto alla verbalizzazione, in raccordo al Presidente e al Segretario verbalizzante
- Informazione e trasmissione agli uffici proponenti e alle strutture dell'Ateneo dell'esito delle deliberazioni assunte, anche via web
- Aggiornamento delle informazioni di competenza via web, con particolare riferimento a quelle relative alla composizione degli Organi e al calendario delle sedute degli stessi
- Tenuta e archiviazione dei verbali
- Attività di supporto e consulenza alle strutture su problematiche di carattere istituzionale, attinenti alla composizione, alle modalità di funzionamento e alle specifiche competenze degli Organi
- Supporto propedeutico alle attività di reclutamento personale docente